Bokföringslagen ställer många krav på hur bokföring och andra väsentliga dokument måste lagras. I princip alla som bedriver någon form av näringsverksamhet är skyldiga enligt lag att spara sin bokföring i form av verifikationer samt se till att det finns systemdokumentation och behandlingshistorik för denna. Detta innebär att vare sig du bedriver en ideell förening, ett ungdomsföretag, ett aktiebolag eller en enskild firma måste du försäkra dig om att ditt bokföringsunderlag är i säkerhet. Många får hjälp med detta av digitala system såsom Fortnox och Visma, men visste du även att bokföringen måste sparas i pappersformat?
Detta ger ofta upphov till travar av pärmar med balansräkningar, lådor med kvitton och skåp med verifikationer som alla tar upp värdefull yta på kontoret. Fysisk lagring är däremot nödvändig för att försäkra sig om att exempelvis ett systemfel hos en leverantör inte leder till förlust av dokument som kan leda till rättsliga påföljder för verksamheten. Av samma anledning är det därför viktigt att spara sina fysiska dokument i en lokal som är gjord för förvaring av pappersdokument - En lokal där brandrisken är minimal.
Enligt bokföringslagen ska underlaget sparas till och med det sjunde året efter räkenskapsåret som bokföringen avser. Detta är den minimala tiden som bokföringen bör sparas, men många experter rekommenderar att spara de viktiga pappersdokumenten ännu längre än så då de kan komma till nytta som bevismaterial vid tvister. Anlitar man en firma för att lagra underlaget bör man dock se till att de erbjuder gallring av förlegade dokument om det skulle begäras. På så sätt slipper du som kund betala onödiga kostnader för lagringsutrymme till pappersdokument som du vet aldrig kommer komma till användning. Väljer man istället att spara bokföringen själv bör man regelbundet gå igenom sina pärmar för att kontrollera vilket material som ska sparas och inte. Detta för att undvika oordning i sina lagringsutrymmen. Rådfråga gärna en expert om du är osäker på vad som bör sparas och inte.
Materialet måste även vara sökbart. Vid begäran från Skatteverket eller annan intressent måste bokföringen snabbt kunna plockas fram och levereras. Se därför till att inte ha bokföringen i skåp som finns spridda över kontoret och där pärmarna står huller om buller. Gör ett system där varje pärm och dess plats på kontoret registreras. Se även till att årtal är tillgängligt för att enkelt kunna sortera bort utdaterade dokument.
Om du inte har tid, rum eller möjlighet för att vidta dessa åtgärder kan du alltid kontakta Arkivbolaget. Arkivbolaget är experter på lagring av bokföring och alla andra typer av pappersdokument. Vår rymliga lagringslokal är utrustad för att minimera risken för brand och förlusten av viktiga dokument. Vi kommer till ert kontor, packar och registrerar allt bokföringsunderlag och transporterar därefter materialet till vår lagringslokal. Allt material är sökbart och kan enkelt tillhandahållas vid behov, och vid begäran destruerar vi gamla dokument.
Frigör yta, revisorer och dig själv från pappersdokument och ta hjälp av Arkivbolaget.